Comment automatiser la gestion de rendez-vous avec l’IA ?

La gestion des rendez-vous est très chronophage pour les entreprises. Et ce, peu importe leur secteur d’activité : santé, services, retail, banque… La prise, modification et annulation des rendez-vous vous font perdre un temps conséquent et créent des points de frictions chez vos clients. Ils recherchent une expérience fluide, rapide et une plateforme disponible dès qu’ils le souhaitent. Avec une méthode traditionnelle, c’est quasi-impossible. Surtout pour traiter un grand volume de créneaux. Mais quid de l’IA conversationnelle ?

L’intelligence artificielle permet d’automatiser tout le cycle du rendez-vous, sans dégrader la relation client et en améliorant le confort de vos équipes. Confirmation immédiate, rappels automatiques… L’IA rend la gestion des rendez-vous fluide et efficace.
On vous en dit plus dans cet article !

1. Pourquoi gérer ses rendez-vous avec l’IA ?

On l’évoquait plus tôt, l’IA rend la gestion des rendez-vous plus simple. En effet, l’intelligence artificielle intervient pour pallier toutes les limites de la gestion traditionnelle.

A commencer par le gain de temps : tout peut être automatisé. Vos conseillers ne sont plus saturés par les appels entrants, et peuvent se concentrer sur des tâches moins répétitives, à plus forte valeur ajoutée. Les lignes téléphoniques sont très rapidement encombrées, entraînant un pourcentage élevé d’appels manqués. Avec l’IA, et notamment l’agent IA vocal, des dizaines d’appels peuvent être traités en simultané.

Actuellement, il se peut que vous perdiez régulièrement des créneaux. Les clients annulent au dernier moment, ne se présentent pas, oublient de prévenir, se trompent d’horaire… Ces no-shows vous font perdre de l’argent et du temps. L’intelligence artificielle, grâce à ses différents rappels, la confirmation et l’optimisation de la prise de rendez-vous, permet de les limiter. 

L’IA a aussi un impact positif sur l’expérience de vos clients. Ils n’attendent plus de longues minutes au téléphone, peuvent choisir plus facilement leur créneau, modifier facilement le RDV etc. Bien évidemment, l’intelligence artificielle permet de simplifier le quotidien de vos conseillers, pas de les remplacer. Pour certains clients ou contacts, ils restent indispensables, l’IA les transfère automatiquement.

2. Comment l’IA transforme la prise et la gestion de vos rendez-vous ?

L’agent IA vocal

L’agent IA vocal utilise la voix pour échanger et gérer la prise de rendez-vous. Disponible 24h/24 et 7j/7 sur une ligne téléphonique, il répond aux appels entrants. Mais il peut aussi effectuer des appels sortants ! Vous réduisez considérablement le nombre d’appels perdus et augmentez donc votre taux de conversion.

Les agents vocaux AI sont capables de fixer un rendez–vous, mais aussi de les modifier, de les annuler ou de proposer une alternative. Ils fonctionnent comme un standardiste grâce à différents outils. L’agent est capable d’entretenir des conversations naturelles, il comprend la voix humaine. Il guide votre client tout au long de son processus de rendez-vous.

Pour ce faire, il suffit de le connecter à votre CRM et/ou à votre logiciel agenda. Il prend connaissance des créneaux disponibles et les attribue aux contacts en fonction de leurs préférences.

L’agent IA vocal peut être utilisé avec une solution d’envoi de message (SMS, RCS, Whatsapp) pour confirmer les rendez-vous. 
Il gère vos rendez-vous de A à Z, peu importe votre secteur d’activité : médical, garage, esthétique, services publics, retail, banque et assurance…

Le chatbot intelligent

Le chatbot intelligent est une version textuelle de l’agent IA vocal, souvent implanté sur votre site internet ou votre application mobile. Comme l’agent, il permet de prendre un rendez-vous, de le gérer, de l’annuler ou le modifier. Il est très utile pour les clients qui préfèrent fonctionner en autonomie, en évitant l’appel téléphonique. Il s’adapte cependant un peu moins aux personnes peu digitalisées. 

Le chatbot enrichi à l’intelligence artificielle peut accompagner le client dans un parcours plus large : de la foire aux questions (FAQ) à la prise de rendez-vous par exemple. 
Comme pour l’agent IA vocal, le chatbot s’adapte à différents secteurs : le e-commerce, le retail, l’esthétique, le service à domicile etc. Il est aussi disponible en continu et permet d’offrir une expérience fluide et rapide.

Le business messaging

Le business messaging (RCS ou Whatsapp) permet d’envoyer des messages enrichis : call-to-actions, carrousels, contenus audiovisuels… C’est un outil de communication commerciale. Il s’utilise plutôt en complément de l’agent IA vocal et du chatbot intelligent. Le business messaging permet d’envoyer différents messages pour assurer le bon suivi des rendez-vous : 

• Message de confirmation automatique
• Message de rappel 48h ou 24h avant le rendez-vous
• Message de modification de rendez-vous

Il est idéal pour réduire les no-shows.

3. Comment développer la gestion des rendez-vous avec l’IA ?

Afin de mettre en place l’intelligence artificielle pour gérer vos rendez-vous, il est nécessaire de suivre quelques étapes. A commencer par définir le type de rendez-vous que vous souhaitez mettre en place : la durée, les parties prenantes, les contraintes… 

Ensuite, il est important de connecter votre ou vos agendas (selon le nombre d’interlocuteurs recevant votre clientèle) à votre agent IA vocal ou votre chatbot. Votre agent doit pouvoir suivre des règles, il faut les mettre en place. Quelles plages horaires ? Combien de temps selon le service ou la prestation ? Quels cas particuliers doivent être traités en priorité ou redirigés vers un humain ? 

Une fois cela réalisé, vous pouvez mettre en place les notifications automatiques, que ce soit via SMS, RCS ou WhatsApp. Avant de déployer les leviers, n’hésitez pas à les tester sur un échantillon de contact. 
Une fois le lancement fait, pensez à mesurer les KPIs : taux de no-show, nombre de créneaux remplis, les appels traités, la satisfaction client… et n’hésitez pas à ajuster votre processus si nécessaire.

Conclusion

Aujourd’hui, les entreprises doivent répondre aux attentes des clients : des interactions simples, immédiates. Pour ce faire, il faut être disponible en continu. Grâce à l’IA, vous pouvez réduire les points de friction : le temps d’attente, les appels manqués, les oublis de rendez-vous, les no-shows. 

En mettant en place l’agent IA vocal ou le chatbot intelligent avec le business messaging, vous automatisez tout le cycle du rendez-vous, de la prise, à l’annulation, en passant par la confirmation et/ou la modification.
Automatiser vos rendez-vous permet de gagner du temps, réduire les lapins, augmenter le chiffre d’affaires et d’offrir une expérience fluide. Commencez maintenant, contactez-nous !